Perencanaan administrasi usaha kerajinan pada umumnya terdiri dari perizinan usaha, surat-menyurat, pencatatan transaksi barang/jasa, pencatatan transaksi keuangan, pajak pribadi dan pajak usaha.
a. Perizinan Usaha
Di Indonesia, pendirian usaha pada dasarnya diatur oleh Undang-Undang dan diatur oleh pemerintah dan dilakukan melalui Peraturan Daerah, Peraturan dari Departemen Perdagangan dan Departemen atau Instansi yang terkait dengan bidang usaha yang dijalankan.
Surat-surat harus yang harus kamu siapkan ketika akan membuka usaha yaitu sebagai berikut berikut.
1. Surat Izin Gangguan (HO) dan Surat Izin Tempat Usaha (SITU), kedua surat izin tersebut pada umumnya dikeluarkan oleh pemerintah daerah. Beberapa manfaat yang didapatkan dari SITU-HO, antara lain:
- Mempermudah untuk permohonan Surat Izin Usaha Perdagangan.
- Dapat menjadi sarana untuk minta ganti rugi apabila tempat usaha mengalami masalah seperti penggusuran atau pemindahan lokasi.
- Dapat memperoleh jaminan perlindungan keamanan.
- Dapat juga digunakan sebagai jaminan pinjaman modal di bank.
2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), yaitu merupakan surat izin yang berfungsi untuk melaksanakan kegiatan usaha perdagangan. Untuk mendapatkan SIUP, perusahaan harus melakukan berbagai hal seperti mengisi surat permohonan SIUP yang umumnya berupa formulir permohonan izin yang diisi oleh perusahaan yang memuat berbagai data-data perusahaan untuk memperoleh Surat Izin Usaha Perdagangan Kecil/Menengah/Besar.
b. Surat Menyurat
Kegiatan surat-menyurat yaitu merupakan salah satu kegiatan yang pada dasarnya adalah kegiatan yang biasanya dilakukan dalam bentuk hubungan dengan pihak lain, misalnya seperti pemasok dan pelanggan. Jenis surat yang bisa digunakan untuk kegiatan usaha bisa disebut juga dengan surat niaga. Surat niaga pada dasarnya dimulai dengan pembukaan yang tepat dan juga menarik yang kemudian harus diikuti dengan pengutaraan masalah yang dilakukan secara jelas dan tetap memberikan sikap ramah, sopan, dan simpatik. Jenis surat niaga sebagai berikut.
- Surat perkenalan.
- Surat permintaan penawaran.
- Surat penawaran.
- Surat pemesanan.
- Surat pemberitahuan pengiriman barang.
- Surat pengaduan.
- Surat pengiriman pembayaran.
c. Pencatatan Transaksi Barang/Jasa
pada dasarnya, bukti transaksi sebuah perusahaan dapat dibagi menjadi dua, yaitu bukti transaksi intern dan bukti transaksi ekstern.
1. Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang dibuat untuk intern perusahaan. Adapun bukti transaksi intern yaitu sebagai berikut.
- Bukti kas masuk, yaitu tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima sejumlah uang secara tunai, misalnya adalah pembayaran tagihan dari perusahaan lain.
- Bukti kas keluar, yaitu tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan sejumlah uang tunai, sebagai contoh, misalnya pembayaran gaji, pembayaran utang, atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.
2. Bukti transaksi ekstern
Bukti transaksi ekstern yaitu merupakan bukti transaksi yang berhubungan dengan pihak luar. Bukti transaksi ekstern dapat dijelaskan sebagai berikut.
- Faktur, yaitu tanda bukti pembelian atau penjualan yang dilakukan secara kredit. Faktur pada umumnya dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli.
- Kuitansi, yaitu bukti penerimaan sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima uang dan kemudian diserahkan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.
- Nota, yaitu bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota pada dasarnya dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli.
- Nota debet, yaitu merupakan bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dibeli, yang biasanya berisi informasi pengiriman kembali barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan dan permintaan pengurangan harga. Bukti ini pada dasarnya dibuat oleh pihak pembeli.
- Nota kredit, yaitu merupakan bukti sebagai transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual atau bukti persetujuan dari pihak penjual atas permohonan pembeli untuk pengurangan harga barang karena sebagian barang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan. Bukti ini pada dasarnya dibuat oleh pihak penjual.
- Cek, yaitu merupakan surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank, hal ini bertujuan agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum dalam cek tersebut.
d. Pencatatan Transaksi Keuangan
Transaksi keuangan pada dasarnya juga boleh untuk dicatat dalam bentuk laporan keuangan yang harus disusun secara berkala. Berdasarkan standar akutansi keuangan tahun 2007, laporan keuangan terdiri dari empat item yang bisa diartikan sebagai berikut.
- Laporan laba rugi, adalah laporan yang berfungsi untuk menunjukkan kemampuan perusahaan untuk menghasilkan keuntungan pada suatu periode akutansi atau satu tahun. Laporan laba rugi tersebut terdiri dari pendapatan dan beban usaha.
- Laporan perubahan modal, yaitu merupakan laporan yang berfungsi untuk menunjukkan perubahan modal pemilik atau laba yang biasanya tidak dibagikan pada suatu periode akutansi karena adanya transaksi usaha selama periode tersebut.
- Neraca, yaitu merupakan daftar yang berfungsi untuk memperlihatkan posisi sumber daya perusahaan, serta informasi tentang asal sumber daya tersebut. Neraca pada dasarnya terbagi dua sisi, yaitu sisi aktiva dan sisi pasiva. Sisi aktiva yaitu merupakan daftar kekayaan perusahaan pada suatu saat tertentu. Sedangkan sisi pasiva yaitu untuk menunjukkan sumber dari mana kekayaan itu diperoleh.
- Laporan arus kas, yaitu merupakan laporan yang berfungsi untuk menunjukkan aliran uang yang akan di terima dan digunakan oleh sebuah perusahaan di dalam satu periode akutansi, beserta sumber-sumbernya.
e. Pajak
Setiap pajak harus memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), yang merupakan nomor yang akan diberikan kepada wajib pajak yang akan berfungsi sebagai sarana dalam administrasi perpajakan yang bisa digunakan sebagai tanda mengenal diri atau identitas wajib pajak yang bisa menjadi bukti melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya.